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关于简化科研项目“预借票据”业务办理流程的通知

来源:项目一科  作者:左博文  发布日期:2017-04-19 

 

各学院(研究院)
结合我校目前的管理流程,经过科技处、财务处联合会议讨论,现对我校的科研项目预借票据流程进行简化调整,具体如下:
一、预借票据范围
预借票据是指在科研项目来款前,来款单位(甲方)要求我校开具收据、发票等财务单据时,通过科研管理系统先填写好相关信息的过程,期间需科技处、财务处对信息材料进行审核,审核通过后方可开具正式单据。
二、预借票据流程
1、项目负责人登陆科研管理系统,找到需开票据的项目,点击项目名称进入信息页面。
2、在“经费和票据”一栏,先点击右侧“新增拨款计划记录”按钮,填写来款相关信息后保存。之后点击“申请票据”按钮,填写票据相关信息后点击“确认申请”,并在页面下方生成的“预借票据记录”中再次点击“提交”。
3、记录生成后需先等待科技处审核,要求负责人必须将项目的电子版文档上传齐全,包括任务书或合同扫描件、专用发票甲方开票信息页等,否则无法审核通过。
4、审核状态为“科技处审核通过”后,系统会生成票据编号,经办人记录此编号并携带合同原件或复印件(盖章处需清晰)去财务直接办理开票业务。
三、注意事项
1、新流程省略了签字环节,请项目负责人随时关注系统状态即可,无需来科技处办理。
2、填写票据信息时,“经办人”为必填项,同时输入手机号码,用于后续联系。
3、填写票据信息时,“扣税卡号”必须填入项目对应卡号,如果项目尚未来款建卡,则必须填入科研发展基金卡号(X卡)。
4、任务书或合同的电子文档要求上传双方正式盖章的扫描件(PDF格式),命名方式为“项目编号-项目名称-任务书/合同”;开票信息(按需)上传图片格式文件,命名方式为“项目编号-项目名称-开票信息”。
5、请项目负责人妥善使用科研管理系统的使用权限,如对系统使用有相关不明之处请与科技处左博文联系,电话89739013
 
新流程自本通知发布之日起开始执行,过程中如有问题由科技处、财务处负责解释。
 
科技处、财务处
2017419